行政工作涉及多个方面,主要包括以下内容:
公司资质/年检、证照印章、公文流转、公司档案、会议管理。
外部机构对接,如工商局、统计局、上级单位会展公司等。
办公安全与环境、行政类通知、员工用餐、车辆与司机管理、外包服务质量。
公司活动、访客接待、快递邮件收发、突发与应急事项。
库房管理、固定资产管理、差旅预定。
办公用品、低值易耗、固定资产采购。
房屋及车辆租赁、服务租赁、后勤服务类采购。
报刊订阅、饮用水及茶歇采购、订制品及印刷品采购。
合同签订与管理、账单结算、供应商维护与管理。
企宣、工会、IT甚至人力可能归在行政,统称综合部或办公室。
建立各自的供应商清单。
企业实施经营活动通常要依托办公场所及各类设施设备,并要考虑安全、舒适、整洁、美观等适宜工作的基本要素,建立和维护这种基础环境是行政部门的职能之一。
文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录。
电话记录、打印文件、复印资料。
日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报。
遇突发事件,紧急联系相关负责人,协助解决。
收发邮件、信件,及时转交相关人员。
上情下达,下情上传。
保密工作(包括公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等)。
处理各部门人员的报帐事宜,审核、汇总、传递工作。
协调各部门人事关系,使之工作能顺利、高效完成。
完成上级管理层交付的临时工作。
保持工作环境整洁、干净。
配合各单位处理与人事相关的一切日常事务。
人事的日常工作安排和分配,并兼顾前台,后勤,宿舍管理员的日常管理工作。
根据公司发展计划编制人力需求计划,依公司实际状况对各部门人员要求定编和改编。
会议组织、活动管理、物品管理、环境卫生、安全保卫、食堂供餐、证照年检、设备管理、事务工作。
招聘、培训、评估和激励员工,管理员工福利,如薪资、假期和健康保险。
管理组织的财务资源,包括预算编制、财务报告、财务分析和财务控制,确保遵守税收法规。
管理组织的采购和供应链,确保所有必需的物品和资源都能及时、高效地获取,维护和管理供应商关系。
管理组织的信息技术系统,确保系统正常运行,满足各部门需求,数据备份和安全管理。
确保组织的各项政策和程序得到有效执行,定期评估其有效性,处理政策和程序的修改和更新。
协调和管理组织的日常行政事务,如会议室管理、文件档案管理、文具和设备管理等,确保各部门之间的沟通顺畅。
管理组织的办公和生产设施,确保它们处于良好状态,满足各部门需求,维护和修理工作,处理紧急情况。
组织内部和外部的沟通与协调,确保信息流通顺畅,提高工作效率和团队协作。
这些内容涵盖了行政工作的各个方面,旨在确保组织的日常运营顺畅,为其他部门提供支持,并确保遵守各种法规和政策。